TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

 

AVANTIUS Oy (jäljempänä ”Yhtiö”)

Y-tunnus 2272256-5

Vaisalantie 4

02130 ESPOO

 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

 

Antti Järvinen

Avantius Oy

Vaisalantie 4

02130 ESPOO

puh. 040 – 707 6000

sähköposti: antti.jarvinen@avantius.fi

 

Rekisterin nimi

 

Avantius Oy:n henkilötietorekisteri

 

Henkilötietojen käsittelytarkoitus

 

Yhtiö käsittelee toimialaansa kuuluviin toimeksiantoihin liittyen tarvittaessa luonnollisia henkilöitä koskevia henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun voimassa olevan tietosuojalainsäädännön tarkoittamassa merkityksessä. Yhtiö ei järjestelmällisesti kerää henkilötietoja rekisteröitäväksi ja käytä niitä muussa kuin jäljempänä mainitussa tarkoituksessa.  

 

Henkilötietoja voidaan käyttää toimeksiantojen yhteydessä välttämättömien ja tarpeellisten toimenpiteiden suorittamiseen. Toimeksiannon yhteydessä asiakkaan tunnistamisvelvollisuus perustuu mm. rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettuun lakiin. 

 

Henkilötietoja tarvitaan asiakkaan tai muun osapuolen tunnistamiseen, oikeudellisten ja hallinnollisten asiakirjojen, kuten hakemusten, ilmoitusten, sopimusten, muiden asiakirjojen ja viranomaisilmoitusten laatimiseen sekä oikeudellisten toimeksiantojen hoitamisen yhteydessä tarvittavissa toimenpiteissä, mm. viranomais- ja oikeudenkäyntimenettelyissä. Henkilötietoja voidaan käyttää asiakkuuksien hallinnointiin ja hoitamiseen, luottotietojen tarkistamiseen, laskutukseen ja perintään. Nimi- ja yhteystietoja voidaan tarvita tiedottamisessa asiakkaille ja asiaan osallisille sekä kohdennettuun markkinointiviestintään.

 

Yhtiön verkkosivustolla ei käytetä evästeitä (cookies).

 

Yhtiö noudattaa tietosuojaa ja henkilötietojen suojaa koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä tietojen käsittelyn ja säilyttämisen yhteydessä. Yhtiö ei säännönmukaisesti kerää henkilötietoja ja laadi henkilötietoja koskevia luettelon omaisia rekistereitä, joiden tiedot yhdessä ja sellaisinaan olisivat automaattisen tietojen käsittelyn keinoin siirrettävissä.

 

Yhtiön henkilöstöllä on lakiin perustuva salassapitovelvoite ja velvoite pitää asiakasta koskevat asiat luottamuksellisina, ellei lainsäädäntö velvoita ilmaisemaan tietoja tai asiakas asiansa hoitamisen yhteydessä toisin ohjeista. Luottamuksellista tietoa voidaan kuitenkin ilmaista toimivaltaiselle viranomaiselle, Yhtiön vakuutuksen antajille, tilintarkastajille, sen käyttämille asiantuntijoille ja alihankkijoille. Yhtiön tehtäviä ulkoistettaessa ko. tahoille asetetaan vastaava salassapitovelvoite. Henkilötietojen käsittelijä on velvollinen noudattamaan henkilötietojen käsittelyä koskevaa tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.

 

Rekisterin tietosisältö

 

Yhtiön toiminnan ja toimeksiantojen yhteydessä käsiteltävät aineistot ja tallenteet voivat käsittää seuraavat tiedot:

 

• nimitiedot

• syntymäaika tai henkilötunnus

• tieto mahdollisesta vajaavaltaisuudesta/edunvalvonnasta

• sukupuoli

• toimeksiantoon liittyvät muut väestötietojärjestelmän tiedot (mm. kotikunta, siviilisääty, sukuselvitys)

• kansallisuus

• äidinkieli

• ammatti

• yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

• maksu- ja luottotiedot, kirjanpito- sekä taloudelliset tiedot

• toimeksiantoon liittyvät reklamaatiot, asiayhteyteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä, mahdolliset kirjalliset tallenteet ja äänitallenteet

• tiedot voivat liittyä asiakkaaseen tai muihin henkilöihin

 

Tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain tarkoittamia erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja, arkaluonteisia tietoja ja luonteeltaan hyvin henkilökohtaisia tietoja (esim. ominaisuudet, poliittiset mielipiteet tai muuta profiloitua tietoa) ei kerätä ja käsitellä, ellei lainsäädäntö tai toimeksiannon hoitaminen sellaista edellytä.

 

Rekisterin suojausperiaatteet

 

Rekisteritietoja voivat käsitellä ainoastaan nimetyt henkilöt. Muilla kuin Yhtiön pääkäyttäjällä on ainoastaan rajatusti pääsy tietoihin. Digitaalisessa muodossa säilytettävät tiedot säilytetään luotettavalla tavalla suojatussa ja suljetussa tietojärjestelmässä, jonka käyttäminen edellyttää tietokantajärjestelmän pääkäyttäjän antamaa käyttäjätunnusta ja salasanaa. Manuaalisina säilytettävät tiedot säilytetään luotettavalla tavalla lukitussa tilassa, jossa liikkumista rajoitetaan kiinteistönomistajan toimesta kulunvalvonnalla ja valvotaan tallentavalla videovalvonnalla. Digitaalisessa muodossa olevat tiedot on tallennettu lukitussa tilassa olevaan palvelimeen varmuuskopioineen ja/tai tietosuojattuun ja varmistettuun pilvipalvelimeen.

 

Tietojärjestelmien ja laitteiden tietoturvallisuus varmistetaan säännöllisesti päivitettävällä teknisellä suojauksella.

 

Tiedot säilytetään lainsäädännön vaatiman ja toimeksiannon asiakirjojen sekä muun aineiston säilyttämisen edellyttämän määräajan, jonka jälkeen ne hävitetään luotettavalla ja turvalliseksi varmistetulla tavalla. Tietojen pääasiallinen vähimmäissäilytysaika on yksi (1) vuosi ja enimmäissäilytysaika kymmenen (10) vuotta.

 

Tarkastus- ja korjaamisoikeus

 

Luonnollisella henkilöllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja Yhtiö on tallentanut. Tarkastuspyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti toimistollamme, jolloin varmistamme rekisteröidyn henkilöllisyyden. Käynnistä toimistollamme tulee erikseen sopia. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä valtakirjalla. Tarkastuspyyntö on mahdollista tehdä kirjallisesti ainoastaan, jos rekisterinpitäjä voi varmistaa ja todentaa rekisteröidyn henkilöllisyyden. Rekisterinpitäjällä on oikeus edellyttää rekisteröidyltä lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi ja todentamiseksi.

 

Mahdollisen virheellisen, puutteellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamispyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja yksilöidysti. Korjaamispyyntö tulee päivätä ja allekirjoittaa ja toimittaa Yhtiön osoitteeseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää korjaamispyynnön tehneeltä lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi ja todentamiseksi.

 

Kielto-oikeus

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot poistetuksi rekisteristä tietosuojalainsäädännön poistamista koskevien edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojen käyttäminen markkinointitarkoituksessa.

 

Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen luovuttaminen

 

Tietoja voidaan kerätä rekisteröidyltä itseltään, asiakkaalta, yhteistyötahoilta, väestörekisteristä, kaupparekisteristä, verohallinnolta ja muilta viranomaisilta sekä luottotietorekistereistä ja muista julkisista rekistereistä.

 

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta sivullisille, ellei lainsäädäntö, viranomaismääräykset, viranomainen siihen velvoita tai asian hoitaminen ja hyvä asianajotapa sitä edellytä.

 

Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin jäsenvaltioiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei lainsäädäntö siihen velvoita tai asian hoitaminen asiakkaan suostumuksella siirtämistä edellytä.